Systemy Zarządzania - informacje ogólne i podejście ASTE do wdrożeń
Założenia podstawowe do projektu
- Zakładamy, że opracowany system zarządzania ma poprawić obieg dokumentów i informacji w firmie lub urzędzie oraz musi być dostosowany do specyfiki działania firmy lub urzędu.
- Istniejąca dokumentacja i zarządzenia wewnętrzne firmy stanowią część dokumentacji projektowanego systemu zarządzania.
- Konsultanci odpowiadają za interpretację i ujęcie w dokumentacji wymagań wdrażanej normy ISO.
- Wdrożenie jakiegokolwiek Systemu Zarządzania w instytucji jest projektem strategicznym wymagającym zasobów, fachowej wiedzy osób wdrażających, znajomości specyfiki instytucji oraz obszaru jej działania.
- Klient może w każdej chwili zwrócić się o informację i pomoc do opiekuna projektu ("gorąca linia").
- Działania naszych konsultantów są oceniane przez klienta.
Podejście ASTE do wdrożenia
Rozpoczęcie wdrożenia
Po podpisaniu umowy z klientem przystępujemy do zaprojektowania oraz wdrożenia wybranego (lub wybranych w przypadku Systemów Zintegrowanych) systemu zarządzania. Każdy projekt jest podzielony na etapy, jest także wspólnie uzgodniony harmonogram wdrożenia, który uwzględnia potrzeby klienta.
Konsultanci i opiekuni
Do każdego projektu przypisany jest konsultant wiodący, którego zadaniem jest nadzór nad całością projektu. Jeżeli jest taka konieczność to w projekcie biorą też udział dodatkowi konsultanci. Strefa administracyjna projektu, czyli kontakty z klientem, nadzór nad dokumentacją itp. znajduje się w sferze kompetencji opiekuna projektu.
Szkolenia i konsultacje
Na projektowanie i wdrożenie systemu składają się szkolenia i konsultacje. Jeżeli są Państwo zainteresowani szczegółowymi informacjami odnośnie wdrożenia to zapraszamy do kontaktu z nami.
W początkowych etapach Pełnomocnik ds. Systemu Zarządzania oraz Zespół Roboczy wyznaczony przez Kierownictwo zostają przeszkoleni z zakresu interpretacji wymagań normy, metodyki aste.net.proces, audytorów wewnętrznych oraz innych zagadnień, które są niezbędne do prawidłowego zarządzania systemem. W skład Zespołu Roboczego wchodzą kluczowe osoby, które posiadają wiedzę o sposobie funkcjonowania instytucji.
Po cyklu szkoleń przeszkolony Zespół Roboczy wspólnie z konsultantami opisują system zarządzania, a następnie wdrażają go w instytucji. Konsultanci biorą w tych działaniach aktywny udział służąc swoją wiedzą i doświadczeniem. Na zakończenie projektu konsultanci dokonują przeglądu systemu i określają ewentualne działania zapobiegawcze lub korygujące, które należy spełnić, aby z sukcesem przejść proces certyfikacji. Wdrażając system zarządzania nie narzucamy sztywno naszych rozwiązań, ale opracowujemy unikalny system zarządzania dostosowany do wymagań i specyfiki klienta.
Program działań i zakres prac w projekcie
Proces opracowania i wdrożenia systemu zarządzania
Dane wejściowe:
Umowa na wykonanie usługi; Harmonogram prac; Zakres systemu zarządzania
Etap 1
Przegląd, analiza i ocena danych wejściowych, stanu systemu zarządzania, identyfikacja procesów i opracowanie mapy procesów.
Etap 2
Określenie polityki Kierownictwa, celów i zadań dla właścicieli procesów (Zespołu Roboczego).
Etap 3
Szkolenie Zespołu Roboczego w zakresie metodyki przygotowania dokumentacji oraz obiegu informacji w systemie zarządzania
(szkolenie obejmuje także interpretacje wymagań normy wg której wdrażany jest system).
Etap 4
Konsultowanie i opracowanie dokumentacji systemu zarządzania, wprowadzanie zmian w dokumentacji.
Etap 5
Szkolenie audytorów wewnętrznych.
Etap 6
Uruchomienie wdrożenia, realizacja audytów wewnętrznych i doskonalenie systemu zarządzania.
Etap 7
Przegląd systemu zarządzania i opracowanie programu działań doskonalących.
Działania po wdrożeniu
Udział w audycie certyfikującym i pomoc w utrzymaniu i doskonaleniu systemu zarządzania.
Dane wyjściowe
Certyfikaty, Raporty na przegląd systemu zarządzania, Raporty z audytów ASTE.
W momencie kiedy system jest na etapie wdrożenia na życzenie klienta gromadzimy i analizujemy oferty jednostek certyfikujących, tak aby klient mógł wybrać najlepszą dla siebie opcję audytu certyfikującego.
Dalsza współpraca
Nasza współpraca z klientem nie kończy się na certyfikacji. Polecamy naszym klientom nasz udział w audytach certyfikacyjnych i nadzór nad systemem zarządzania (więcej informacji na ten temat w dziale "Nadzór nad Systemami Zarządzania"). Dla firm, które nie planują zatrudniać Pełnomocnika ds. Systemu Zarządzania proponujemy nasze usługi związane z pełnieniem takiej funkcji i utrzymywanie przez nas wdrożonego Systemu Zarządzania [outsourcing funkcji Pełnomocnika ds. SZ]
Podsumowanie
Wdrażane przez nas systemy zarządzania charakteryzują się dużą skutecznością działania. W trakcie projektowania systemu zarządzania dzięki przejrzystej metodyce tworzymy minimalną ilość dokumentacji jaka jest wymagana przez normę.
Jak nawiązać z nami współpracę?
Jeżeli są Państwo zainteresowani naszą ofertą zapraszamy do kontaktu!!
Kontakt z nami można uzyskać telefonicznie, mailowo lub osobiście - zapraszamy do działu kontakt.
Na podstawie uzyskanych od Państwa informacji nt. instytucji przygotowujemy dla Państwa ofertę cenową (każdy projekt jest wyceniany indywidualnie), jeżeli będzie taka konieczność to udzielimy niezbędnych informacji nt. wdrożenia w trakcie spotkania z kierownictwem lub Państwa przedstawicielami.
Po akceptacji oferty następuje podpisanie umowy, a następnie przystępujemy do wdrożenia zgodnie z powyższym schematem.
Zapraszamy do zapoznania się z wdrażanymi przez nas systemami zarządzania.
